Bürokratie - Dokumente organisieren um nicht den Überblick zu verlieren Melde Dich an, um diesen Inhalt zu abonnieren 3 3

[ThisCharmingMan 11]

Hallo,

nachdem ich hier

https://www.pickupforum.de/topic/164114-lernen-mit-meinem-geld-zu-haushalten-budgeting-finanzplanung/?tab=comments#comment-2421392

schon auf den wunderbaren Text von @Neice hingewiesen wurde,

 

aber bei der Suche zum Thema Bürokratie / Dokumentenorganisation / Home Office nicht passendes gefunden habe, wollte ich euch fragen, wie Ihr euren Schreibtisch inkl. Papierkram organisiert?

Klar, vieles lässt sich heute über den Pc machen (der auch nur langsam etwas strukturierter bei mir wird). Dokumente häufen sich dennoch mit der Zeit an.

 

In meiner Kinderstube herrschte immer heilloses Chaos, so das ich diese Skills mir leider nicht von zuhause abschauen konnte. Ich hab mich jetzt auch schon an einiger Ratgeber Literatur versucht, bin aber etwas erschlagen und hätte gerne einfach ein paar pragmatische Basics wie in dem oben erwähnten - How to "Sparen" Thread.

Beste Grüße,

TCM

[Herzdame 10874]

Also bei mir existieren 3 Ordner:

-Wohnung
-Unterlagen
-Verträge

In jedem dieser Ordner sind die dazu gehörenden Dokumente abgelegt, mit einem beschrifteten Trenner dazwischen.

Da gibts dann unter Wohnung z.B. Mietvertrag - Heiz- und Nebenkosten - Strom - GEZ - Internet & Telefon - Hausrat

Zusätzlich gibts eine Ablage, in der all diese Dinge erstmal reinkommen, wenn ich gerade keine Zeit / Lust zum Einheften habe. Das mache ich dann immer mal am Stück mit 10 Briefen oder so. Eben so wies passt.

EDIT hat gelogen - sind 4, denn Banksachen haben bei mir nen eigenen Ordner.

Dezember 23, 2018 bearbeitet von Herzdame

[capitalcat 8026]

Ich hatte früher einen Ordner, in dem alles mit beschrifteten Trennerblättern drin war. 
Über die Zeit habe ich gemerkt, dass mir das nicht so ganz taugt, weil ich es hasse diesen vergleichweise schweren Ordner rauszuholen da rumzublättern und das Zeug einzuordnen. 
Dann gibt es einzelnes Zeug, welches bei mir persönlich null Priorität hat ich aber auch nicht wegschmeißen kann. Da wollte ich nicht meine Zeit opfern um es zu lochen und einzuheften. Musste also eine schnelle Variante her. 

Habe mich nach einer Alternative umgeschaut und mich für Hängehefter entschieden. 
Hab mir diese Archivbox hier geholt, weil sie nett aussieht und dazu unterschiedlich farbige Hängehefter/ Hängetaschen etc.pp.

Für wichtige Dinge hab ich Hefter, für unwichtiges Zeug, was ich schnell aus meiner Sicht haben will die Hängetaschen.
Die Box ist schnell geöffnet, alles hängt nett drin, da sind so Schildchen dran und man findet alles schnell. Beste Entscheidung.

Ich muss aber auch sagen, dass ich eine Abneigung ggü. Ordnern hab. 

Dezember 23, 2018 bearbeitet von capitalcat

[spirou 2261]

Mache es ähnlich wie Herzdame. Nur, dass ich die Ornder nicht so einteile, sondern einfach mit Alltag 1-3 (momentan) beschrifte. Die Trennung nehme ich dann innerhalb vor, indem ich diese farbigen Papp-Trenne benutze. Und dabei benutze ich einen Trenne für eine Firma bzw. Angelegenheit. Ein Ornder für jeden Berich würde den Rahmen sprengen und so fahre ich sehr gut. Da ich erste letzte Woche den dritte angefangen habe und somit nicht so viel drin ist, hat man auch alles im Kopf, wo was ist. Dabei packe ich alles in Klarsichtfolien. Unnötiges bzw. temporäres kommt da allerdings nicht rein und wird je nach Gebrauchszeit weggeschmissen.

Monatliche rechnungen kommen auch keine in Papierform an und bleiben deshalb im E-Mail-Postfach. So etwas will ich auch gar nicht in den Ordnern sammeln sammeln.

[Gast]

höh, ich hab fast alles digital am dem PC und/oder online. Weil ich auch fast alles online abgeschlossen habe.

und was für GEZ-Unterlagen hebt man denn bitte auf?

 

[Herzdame 10874]

vor 5 Minuten, Nachtzug schrieb:

und was für GEZ-Unterlagen hebt man denn bitte auf?

GEZ-Befreiungen zum Beispiel. Ist schon gut wenn man nachweisen kann, dass man befreit ist/war. Oder dass man gezahlt hat, falls da doch mal was bei denen Schleif läuft.

Dezember 23, 2018 bearbeitet von Herzdame

[Gast]

vor 29 Minuten, Herzdame schrieb:

Oder dass man gezahlt hat, falls da doch mal was bei denen Schleif läuft.

wozu dass denn - hat man doch den Bankauszug für

[Herzdame 10874]

vor 1 Minute, Nachtzug schrieb:

wozu dass denn - hat man doch den Bankauszug für

Schneller griffbereit, und dann habe ich sogar den Eingang bestätigt.

[ThisCharmingMan 11]

Vielen Dank für eure Antworten!

@Herzdame

Magst du mir sagen wie du die Trenner im Ordner "Unterlagen" eingeteilt hast?

Und packst du in den Ordner "Verträge" einfach alle Verträge ohne unterscheidung rein oder hast du dir hier auch Überkategorien gebildet wie z.B. Sport - Elektronik o.ä.?

Bist du bei mehreren Banken und hast du den 4ten Ordner mit Bankkram nach Bankinstituten eingeteilt?

 

@capitalcat

vor 7 Stunden, capitalcat schrieb:

Dann gibt es einzelnes Zeug, welches bei mir persönlich null Priorität hat ich aber auch nicht wegschmeißen kann. Da wollte ich nicht meine Zeit opfern um es zu lochen und einzuheften. Musste also eine schnelle Variante her. 

Habe mich nach einer Alternative umgeschaut und mich für Hängehefter entschieden. 
Hab mir diese Archivbox hier geholt, weil sie nett aussieht und dazu unterschiedlich farbige Hängehefter/ Hängetaschen etc.pp.

Für wichtige Dinge hab ich Hefter, für unwichtiges Zeug, was ich schnell aus meiner Sicht haben will die Hängetaschen.

Die Hängehefter klingen nach einer interessanten Alternative.

Legst du pro Thema ein Heft an? Auch bei Sachen wo du vielleicht nur 1,2 Dokumente hast? Wie häufig "mistest" du aus?

 

@spirou

vor 6 Stunden, spirou schrieb:

 Unnötiges bzw. temporäres kommt da allerdings nicht rein und wird je nach Gebrauchszeit weggeschmissen.

Da muss ich wohl lernen, besser zwischen unwichtigen und wichtigen Dokumenten zu unterscheiden. Hab noch oft die Sorge etwas weg zu werfen, bei dem sich herausstellt das ich es noch brauche... Was dazu führt das ich Dokumenten Stapel habe in die ich eh nicht wieder reinschaue.

 

Beste Grüße und danke nochmal für eure Inspiration,

TCM

[Bernd-das-Brot 1520]

Für die Digitalen:

- Alle relevanten Belege zeitnah als PDF scannen, dazu gibt es preiswerte Apps fürs iOS und Android, keine 5 Euro. Oder für große Mengen ein Einzugsscanner.

- Nur elektronisch sortieren, entweder kleine Datenbank anlegen (Ninox), oder eine strukturierte To-Do- oder Notizen-App, die auch Anhänge verwalten kann (Wunderlist, Things, 2do, Trello)

- Alle originalen Belege nach Datum sortiert in den Ordner. Nicht weiter sortieren, es lohnt sich nicht! Was man digital hat, braucht man nie wieder als Papier. Erfahrungswert! Aber für die Beruhigung ist es dann noch im Ordner und anhand des Datums des Scans auch im Ordner schnell gefunden.

Alles andere würde ich nicht mehr machen. 

[saian 2198]

Alles digitalisiert, alles in einen Ordner reingeworfen, sortiert nach "Last Access".
Am besten so indexieren lassen, dass man per Stichwortsuche alles findet.

Buchempfehlung: Algorithms to live by.

 

[Herzdame 10874]

vor 11 Stunden, ThisCharmingMan schrieb:

Magst du mir sagen wie du die Trenner im Ordner "Unterlagen" eingeteilt hast?

Und packst du in den Ordner "Verträge" einfach alle Verträge ohne unterscheidung rein oder hast du dir hier auch Überkategorien gebildet wie z.B. Sport - Elektronik o.ä.?

Bist du bei mehreren Banken und hast du den 4ten Ordner mit Bankkram nach Bankinstituten eingeteilt?

 

Unterlagen:

Arbeitsverträge + Gehaltsabrechnungen ( sowie Meldungen zur Sozialversicherung usw.)

(Arbeits-)Zeugnisse und Bescheinigungen 

Abschlusszeugnisse

Behörden ( Perso, Meldebescheinigung, soz. Versicherungsausweis, steuernummer)

Arbeitslosengeld

Bafög

Arztbefunde

 

Verträge hat Trenner wie:

Krankenversicherung

Krankenzusatzversicherung

Haftpflicht

usw.

da hab ich auch die Schufa Sachen drin sehe ich gerade

 

Bank: Ja und ja. Und innerhalb der Bank ggf nochmal thematisch (Karten, Kredite...)

[ThisCharmingMan 11]

vor 1 Stunde, Herzdame schrieb:

Unterlagen:

Arbeitsverträge + Gehaltsabrechnungen ( sowie Meldungen zur Sozialversicherung usw.)

(Arbeits-)Zeugnisse und Bescheinigungen 

Abschlusszeugnisse

Behörden ( Perso, Meldebescheinigung, soz. Versicherungsausweis, steuernummer)

Arbeitslosengeld

Bafög

Arztbefunde

 

Verträge hat Trenner wie:

Krankenversicherung

Krankenzusatzversicherung

Haftpflicht

usw.

da hab ich auch die Schufa Sachen drin sehe ich gerade

 

Bank: Ja und ja. Und innerhalb der Bank ggf nochmal thematisch (Karten, Kredite...)

Danke schön!

Ich setz mich nach den Feiertagen mal an meine Papierhaufen und werde mich daran orientieren!

Frohes Fest

[capitalcat 8026]

vor 13 Stunden, ThisCharmingMan schrieb:

Die Hängehefter klingen nach einer interessanten Alternative.

Legst du pro Thema ein Heft an? Auch bei Sachen wo du vielleicht nur 1,2 Dokumente hast? Wie häufig "mistest" du aus?

Aktuell hab ich pro Thema einen Hefter drin und mache das nach diesem System jetzt seit ca. 2 Jahre so und funktioniert für mich wunderbar. 
Ist dann ganz simpel nach
Arbeitsverträge,
Arbeitszeugnisse,
Gehaltsabrechnungen,
Meldebescheinigungen zur SV,
Mietverträge/ Mietangelegenheiten,
Sonstige Verträge (Fitness etc.pp),
Krankenkasse,
Gesundheit (Befunde/ Ärztliche Schreiben, Impfzeugs, Röntgenaufnahmen)
Zeugnisse (Schule, Uni, Zusätzlich Qualifikationen)
GEZ-Mist
BaföG
Bank
geordnet. Bin gerade nicht zu Hause, aber das sind so die grundlegenden Sachen.
Sind dann in einer sinnvollen Reihenfolge in der Box drin, so dass zusammengehöriges in der Nähe ist. Dann wie gesagt eben farbliche Unterschiede. 

Reintheoretisch kann man auch einen Hängeordner für das System kaufen, wenn man für ein übergeorndetes Thema die Sachen zusammen haben will, aber das hat für mich keinen Sinn gemacht. 
Das coole bei den Hängemappen ist auch, dass es unterschiedliche Hefter gibt (Kaufmännisch & Amtsheftung). D.h. entweder die neuesten Sachen kommen zuerst, oder die alten Sachen kommen zuerst. Kann man dann je nach Thema individuell kaufen. 

Ergänzung: Einen Hängetasche hab ich, da schmeiß ich ab und an zeugs rein, für das ich noch keine Kategorie hab. bzw. welches ich nicht einordnen kann. Ist aber nicht so voll bei mir, weil eigentlich der Rest ganz gut organisiert ist. Ausgemistet, wird alles halbe Jahr mal, aber auch nur grob. Das meiste, schmeiße ich sofort weg, wenn abzusehen ist, dass ich es nicht brauche. 

Dezember 24, 2018 bearbeitet von capitalcat

[Gast]

was für Unmengen an Papierkram habt ihr da bitte??? würd ich alles in einen Karton schmeißen und mir sagen, wenn ich es unbedingt mal wieder brauche, suche ich es halt

[Calara 2348]

Ich hab eine Kombi aus Hängeregister (mit Taschen nur zum reinwerfen) und Ordner. Ich finde Ordner grundsätzlich übersichtlicher, liegt aber auch daran dass ich an der Arbeit viel Ordner in der Hand habe.

allerdings neige ich privat dazu, einen Stapel aus nicht abgehefteten Zetteln zu erzeugen.  

Das Hängeregister löst dieses Problem, da wandert erstmal alles rein. Ich sortiere quasi in der Hektik des Tages nur nach „kann sofort weg (also gleich in den Müll) „muss schnell erledigt werden (das wird gleich  erledigt oder liegt tatsächlich mal 2 Tage auf dem Esstisch - weil ich es hasse wenn da was liegt wird das auch fix bearbeitet) und  „muss man nur aufheben oder irgendwann mal genauer anschauen“ (Das landet im Hängeregister) Das ist dann zwar auch noch ein Stapel - aber eben ein vorsortierter Stapel 😛 Und das Hängeregister steht auch so greifbar dass da quasi geöffnete Post sofort reinwandert.

An bestimmten Tagen mit mehr Luft greife ich dann zb nur das Register mit „Versicherungen“ und den entsprechenden Ordner. Und dann hefte ich mal ab und werfe gleich altes weg. 

An sich bescheuert, ich hab aber einfach nicht die Disziplin nach einem langen Arbeitstag sofort abzuheften. Vor allem dann nicht wenn ich 3 Briefe bekomme und der Kram in 3 unterschiedliche Ordner gehört. Und im Stapel wühlen wenn man mal plötzlich was braucht hasse ich. 

So hab ich alles was ich länger brauche in Ordnern (und die sind dann auch ausgemistet und nicht voller unnötiger Zettel) und finde trotzdem notfalls schnell lose Zettel weil sie thematisch grob vorsortiert sind. 

Fun Fact: bis ich das Hängeregister zur Hand nehme haben sich 50% zu „kann doch weg“ entwickelt 😛

@Nachtzug das ist eine gute Frage 😉

Läppert sich einfach irgendwann im Laufe des Lebens. Steuerkram, Versicherungen, Bankkram, Altersvorsorge, Sozialversicherung, Weiterbildungszertifikate... so ab und zu kommen mal wichtige Sachen die ich ungerne bei Bedarf suche. 

 

Dezember 24, 2018 bearbeitet von Calara

[spirou 2261]

Am 24.12.2018 um 19:49 , Nachtzug schrieb:

was für Unmengen an Papierkram habt ihr da bitte???

Gibt leider immer noch genug Firmen/Behörden, die nur Briefe in physischer Form versenden.

Und alles einzuscannen wäre mir viel zu viel Aufwand. Viel mehr als das simple abheften.

Außerdem: Es gibt auch Behörden, die keine Kontoauszüge als Beleg gelten lassen.

Am 24.12.2018 um 19:49 , Nachtzug schrieb:

würd ich alles in einen Karton schmeißen und mir sagen, wenn ich es unbedingt mal wieder brauche, suche ich es halt

Je nachdem, wie viel das ist, suchst man dann schon eine recht lange Zeit; auch, weil es höchstwahrscheinlich nicht chronologisch sortiert ist.

[Almendudler 78]

Von einem Kommilitonen: http://www.hutschen.com/selbstorganisation/2015/09/12/dateiorganisation.html

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[ThisCharmingMan 11]

Update:

Ich habe mich für ein Kombi-System wie @Calara entschieden. Dabei orientiere ich mich bei der Einteilung meiner Ordner an @Herzdame. Da sind primär Dokumente drin die ich immer wieder brauchen werde wie z.B. Gehaltsabrechnungen. Alles was erstmal "rein kommt" packe ich in ein Hängeregister mit verschiedenen Fächern wie @capitalcat. Was nur temporär von belang ist kommt danach in den Papierkorb. Andere Dokumente werden abgeheftet.

Meinem Computer werde ich mich in nächster Zeit auch mal widmen und dabei das von @Almendudler vorgeschlagene Schema ausprobieren.

 

Dem Einen oder der Anderen mag es vielleicht übertrieben erscheinen. Da ich aber ein chaotischer Mensch bin habe ich Struktur im Alltag zu schätzen gelernt.

Deshalb: Danke für alle Ratschläge!